Es posible que algunos entrenadores estén dirigiendo una empresa y por lo tanto necesitan llevar registros exactos y tener máxima responsabilidad sobre las finanzas. Es posible que otros entrenadores reciban un presupuesto por programas para administrar que requiere la aprobación de la gerencia en caso de cualquier variación.

Ser consciente de los costos

Muchos entrenadores de equipos juveniles no tienen una participación activa en los presupuestos, pero aun así deben ser conscientes del costo que los jugadores y sus familias pagan para jugar con el equipo. El entrenador tal vez quiera organizar entrenamientos adicionales o viajar para jugar un partido extra y para ello probablemente los jugadores incurran en algún costo (aunque solo sea su tiempo).

Preparación de presupuestos

Para la preparación de un presupuesto los entrenadores deben hacer lo siguiente:

• obtener información específica sobre los gastos y no hacer suposiciones. Por ejemplo, el costo de los vuelos varía según la época del año. Si es posible, se deben obtener cotizaciones por escrito (que simplemente puede ser un correo electrónico de un proveedor);
• si no se dispone de información específica, hacer la mejor estimación basada en la mayor cantidad de información disponible. Se debe llevar un registro de la información disponible, de modo que se identifiquen fácilmente los parámetros que puedan cambiar;
• incluir en una lista todos los aspectos que se le vengan a la mente y pedirle a alguien más que verifique la lista para ver si hay algo que no se tuvo en cuenta;
• se deben incluir en la lista incluso aquellos elementos que en ese momento no representen un gasto (p. ej., los uniformes pueden obtenerse de un sponsor), con la aclaración de que en esa instancia se trata de un gasto nulo;
• hacer una previsión por gastos o aumentos de costo imprevistos. Esta debe estar claramente señalada y el objetivo debe ser no utilizarla;
• dejar en claro todas las suposiciones que forman parte del presupuesto (ej.: los ingresos pueden depender de la cantidad de jugadores);
• obtener más de una cotización por gastos cuando corresponda (p. ej., la cuota de inscripción de un equipo a la competencia estará fijado);
• documentar todos los motivos de la opción finalmente elegida. La cotización más económica no es necesariamente la mejor para el programa. También ayuda tener criterios (p. ej., instalaciones mínimas en el hotel cuando se viaja con el equipo) y estos pueden justificar por qué no se prefirió una cotización más económica;
• el presupuesto también debe señalar en qué punto se espera recibir o gastar el dinero.

Administración del presupuesto

Para administrar eficazmente un presupuesto (o para ayudar en la administración del presupuesto cuando el entrenador no es directamente responsable de esta tarea) los entrenadores deben hacer lo siguiente:

• guardar los recibos y anotar en cada uno específicamente por qué fue (si el mismo recibo no lo indica). Se los debe guardar de forma organizada (p. ej., por mes) o entregar lo antes posible al gerente pertinente;
• verificar el presupuesto antes de gastar dinero para asegurarse de que se asignó un monto suficiente;
• revisar el presupuesto regularmente, incluidos no solo las cifras específicas sino también cualquier suposición sobre las que se base el presupuesto. Por ejemplo, ¿están realmente participando en el programa la cantidad de jugadores que se estimó en el presupuesto? El entrenador debe destinar tiempo todos los meses para este fin;
• documentar cualquier cambio en el presupuesto y asegurarse de que se obtengan las aprobaciones que sean necesarias.

El entrenador también debe comprender que "flujo de efectivo" y un presupuesto son muy diferentes. "Flujo de efectivo" es simplemente cuando una organización recibe dinero, mientras que muchos presupuestos solo indican qué se recibirá y se gastará pero no necesariamente cuándo.

A veces se incurre en gastos antes de que se reciba el dinero. Los entrenadores deben verificar que existan suficientes fundos al momento en que se deba pagar un gasto.