Certains entraîneurs pourraient être des entrepreneurs, auquel cas ils devraient tenir une comptabilité précise et assumer la responsabilité ultime de la gestion financière. Dans d’autres cas, les entraîneurs se verront confier un budget pour la saison, dont ils devront assurer la bonne gestion et qui devra faire l’objet d’autorisations émanant de la direction si des changements doivent être apportés.

Assurer la maîtrise des coûts

Même s’ils ne prennent pas part à la gestion budgétaire, ce qui est souvent le cas avec les équipes juniors, les entraîneurs doivent cependant rester conscients des coûts devant être engagés par les joueurs et leurs familles pour jouer dans l’équipe. S’ils souhaitent organiser des entraînements supplémentaires ou un match en plus nécessitant un déplacement, cela engendrera probablement un certain coût pour les joueurs (si ce n’est en termes de temps).

Préparer les budgets

Lorsqu’ils préparent les budgets, les entraîneurs doivent :

• obtenir des informations précises sur les dépenses, et non pas se baser uniquement sur des hypothèses. Si des billets d’avion doivent être réservés, il faudra par exemple prendre en compte le fait que les tarifs varient selon la période de l’année. Dans la mesure du possible, tâchez d’obtenir des devis écrits (qui pourront tout simplement prendre la forme d’un e-mail de la part d’un prestataire) ;
• s’il n’est pas possible d’obtenir des devis spécifiques, on établira alors la meilleure estimation possible sur la base des informations disponibles. Conservez une trace des informations recueillies, de manière à pouvoir identifier aisément tout changement de paramètre ;
• dresser la liste de tous les éléments à prendre en compte, et demander à une autre personne de la vérifier afin d’être certain que rien n’a été oublié ;
• inclure également dans cette liste les éléments qui ne constituent pas une dépense (p. ex. tenues fournies par un sponsor) en indiquant qu’actuellement ils n’impliquent aucun frais ;
• prévoir une provision afin de parer aux dépenses ou augmentations de coûts imprévues. Cela doit être clairement identifié comme une provision, et tout doit être mis en œuvre pour que celle-ci ne se transforme pas en dépense ;
• identifier clairement toutes les hypothèses retenues pour établir le budget (p. ex. le montant des fonds disponibles pourra dépendre du nombre de joueurs) ;
• obtenir plus d’un devis pour chaque poste de dépenses si cela est approprié (sachant que certaines dépenses, par exemple les frais d’inscription de l’équipe à un tournoi, seront incompressibles) ;
• justifier par écrit les choix faits sur la base des devis. Le devis le moins cher ne sera pas toujours le plus avantageux pour le programme. Il sera également utile d’établir certains critères de choix (p. ex. prestations minimales proposées par l’hôtel lors d’un déplacement avec l’équipe). Cela pourra faciliter la prise de décision lorsque le choix ne se porte pas sur le devis le moins cher ;
• le budget doit également permettre d’identifier à quel moment les montants budgétisés doivent être effectivement comptabilisés en revenus ou dépenses.

Gérer le budget

Pour gérer un budget de façon efficace (ou pour contribuer à la gestion du budget, si l’entraîneur n’est pas directement responsable de sa gestion), l’entraîneur doit :

• conserver les reçus et factures, et préciser sur chacun d’entre eux le motif de la dépense (si cela n’est pas clairement indiqué sur le reçu). Ces reçus doivent en outre être classés de façon organisée (p. ex. par mois) ou transmis au responsable concerné dans les meilleurs délais ;
• vérifier le budget avant de procéder aux paiements, afin de s’assurer que des montants suffisants ont bien été budgétisés ;
• faire régulièrement le point sur le budget, non seulement sur les montants spécifiques, mais aussi sur les hypothèses retenues pour établir ces derniers. Par exemple, le nombre de joueurs présumé dans le budget correspond-il effectivement au nombre de participants au programme ? Il est important que l’entraîneur consacre chaque mois le temps nécessaire à cette fin ;
• documenter tout changement apporté au budget, et veiller à ce que toutes les autorisations nécessaires soient obtenues.

L’entraîneur doit également comprendre le concept de « trésorerie », qui est très différent du budget. La « trésorerie » correspond aux fonds effectivement reçus par une organisation, tandis qu’un budget permet en général de prévoir les montants reçus et dépensés, mais sans nécessairement préciser quand.

Il peut ainsi arriver que des dépenses soient engagées avant que les fonds soient reçus. Il appartient donc aux entraîneurs de s’assurer que des fonds suffisants seront disponibles au moment où une dépense doit être réglée.